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O que você precisa saber sobre a ficha de entrega de EPI?

Já ouviu falar em ficha de entrega de EPI? Sabe por que sua empresa precisa desse documento? Neste conteúdo, vamos explicar sobre esses equipamentos de proteção e como funciona essa ficha. 

Antes de mais nada, vamos entender um pouco melhor sobre o cenário do EPI nas organizações. Vale lembrar que os ambientes de trabalho, muitas vezes, possuem riscos, dependendo das atividades executadas. 

Na busca de tornar esses locais seguros para os colaboradores, várias ações são tomadas como treinamentos, desenvolvimento de procedimentos, instalação de equipamentos de proteção coletiva, entre outras medidas. 

Importância do equipamento de proteção individual

Quando não se consegue eliminar os riscos totalmente, entram em cena os equipamentos de proteção individual. O Equipamento de Proteção Individual (EPI) faz parte da rotina de muitas empresas. 

Dessa forma, colaboradores dos mais diversos segmentos o utilizam rotineiramente como na construção civil, indústrias de forma geral, construção naval, laboratórios, hospitais, entre outros, e daí vem a sua importância. 

A adoção do Equipamento de Proteção Individual correto não é uma tarefa simples, pois exige a avaliação detalhada dos riscos ocupacionais, a avaliação de sua intensidade (por exemplo nos riscos físicos) ou a determinação de sua concentração (como no caso dos agentes químicos). 

As exigências e obrigatoriedades relacionadas aos Equipamentos de Proteção Individual estão descritas na Norma Regulamentadora 6 (NR-6) do Ministério da Economia.  

A empresa é obrigada a fornecer o Equipamento de Proteção Individual para toda e qualquer atividade que apresente algum risco à segurança e à saúde do colaborador e que não pode ser totalmente controlado/eliminado. Por outro lado, o colaborador tem a obrigação de fazer uso do EPI que lhe foi fornecido para sua proteção.

Para a organização garantir o cumprimento dessa exigência da legislação, é muito importante que cada EPI fornecido seja registrado adequadamente. Ou seja, é necessário que se estabeleça um controle de todo EPI fornecido ao colaborador para comprovação diante de questões trabalhistas futuras. 

A melhor forma de se fazer isso é com a adoção da ficha de entrega de EPI.

O que é e como funciona a ficha de entrega de EPI?

Sabemos que existem diversos ambientes de trabalho em que o uso do EPI é obrigatório. Nesse sentido, para proteger o colaborador durante as tarefas profissionais, é preciso fornecer o equipamento correto, como vimos anteriormente. 

Leitura recomendada: Conheça os principais tipos de EPIs

Mas, além disso, é extremamente importante documentar a entrega do EPI. A ficha de EPI é o documento em que deverão ser registrados todos os equipamentos entregues para o colaborador realizar o seu trabalho.

Dessa maneira, fica garantido que o profissional recebeu todos os EPIs necessários para sua proteção no exercício de suas atividades e fica comprovado também que a empresa cumpriu com sua obrigação legal. 

Como fazer a ficha de entrega de EPI

A ficha de entrega de EPI é um documento obrigatório e deve ser preenchida pelo funcionário na hora do recebimento de cada equipamento. 

Cada colaborador deve ter a sua ficha individual, no qual deverão constar todos os EPIs fornecidos, com sua data de entrega, devolução (no momento da troca) e assinatura. Dessa forma, esse documento é uma forma de controlar e monitorar o uso desses materiais por parte dos trabalhadores.

Leitura recomendada: Como garantir o controle de EPI na sua empresa

O que deve constar na ficha de entrega de EPI?

Cada empresa desenvolve a ficha de acordo com suas necessidades. Porém, segue abaixo uma sugestão para estruturação deste documento.

  • Cabeçalho

Pode constar a identificação da empresa, logotipo e a identificação do documento (Ficha de Entrega de EPI; Termo de Entrega de EPI etc.) e o número da ficha.

  • Informações do funcionário 

Nome do funcionário, função, setor, data de admissão e data de demissão e outras informações que julgar de interesse.

  • Informações sobre o EPI fornecido 

Nome e modelo do EPI, número do CA (Certificado de aprovação), descrição do equipamento, quantidade entregue, data da retirada e data da devolução. 

  • Termo de compromisso do colaborador 

O texto deve conter o termo de compromisso do funcionário com o recebimento dos equipamentos, além da responsabilidade pela guarda, higienização e conservação, e de seu comprometimento para devolução dos EPIs com defeitos ou que apresentem desgastes naturais da utilização.

Além disso, deve constar a declaração do conhecimento das medidas disciplinares a serem tomadas por parte da empresa, caso o colaborador não fizer o uso dos equipamentos de segurança.

Exemplo – Declaro ter recebido da empresa XXXXXXX os Equipamentos de Proteção Individual abaixo discriminados e o devido treinamento de como usá-los corretamente e conservá-los, ficando obrigado a usá-los nas atividades por mim executadas, sob pena de ser punido por ato faltoso, com base na legislação vigente. Estou ciente que os EPIs citados estão sob minha responsabilidade durante todo o período que os mesmos forem necessários à execução dos serviços e que conheço o disposto nas Normas Regulamentadoras.

  • Data e assinatura 

Ao lado de cada EPI fornecido, deverá conter a data e a assinatura do colaborador para confirmação do recebimento. Dessa maneira, será possível ter um histórico dos EPIs fornecidos pela empresa a esse funcionário 

É importante salientar que a ficha de entrega de EPI deve ser preenchida corretamente e sempre na presença do profissional. Também deve ser observado o estado desse documento, de forma a preservá-lo para apresentação se for requisitado em casos de fiscalização para comprovação dos equipamentos fornecidos pela empresa. 

Principais finalidades da ficha de entrega

A ficha de entrega de EPIs tem finalidade tanto administrativa como legal. Em questão administrativa, a ficha de EPI pode fornecer informações como: 

  • Período médio de troca de um determinado EPI; 
  • Controle de entrega dos EPIs para todos os trabalhadores; 
  • Necessidade de realizar troca por desgaste natural dos EPIs;
  • Controle de estoque desses equipamentos. 

Já, na questão legal, a Ficha de EPI é um dos principais documentos cobrados quando ocorre uma auditoria por parte dos fiscais do trabalho.

Neste caso, o fiscal irá conferir se os trabalhadores receberam realmente os EPIs necessários para as atividades desenvolvidas e quando foi realizada a troca dos mesmos. Além disso, ele verificará se o preenchimento está correto e se todas as informações necessárias estão contempladas no documento. 

Na situação hipotética de um colaborador contestar por exemplo, uma indenização por insalubridade na justiça, a ficha de EPI poderá comprovar que a empresa forneceu os devidos EPIs e que efetuava todas as trocas necessárias, garantindo que a organização não sofra multas e prejuízos legais.

Leitura recomendada: Conheça as principais multas envolvendo a segurança do trabalho

Como guardar as fichas de EPIs depois de completas?

As fichas de EPI podem ser mantidas na pasta pessoal do funcionário. É um meio seguro e prático para se ter agilidade no acesso quando necessário. Dessa forma, enquanto os demais documentos do empregado permanecerem na pasta, a ficha será mantida lá também.

Algumas empresas adotam um tipo de livro ou caderno. Dessa forma, todas as fichas dos funcionários do setor ou empresa ficam juntas, sendo também um jeito prático e seguro de se manter o documento.

As fichas também podem ser mantidas em sistema eletrônico. Porém, deve-se fazer um backup dos arquivos periodicamente para que os mesmos não sejam perdidos em caso de problemas com o equipamento em que os documentos estão sendo mantidos. 

E se a empresa não quiser adotar esse controle?

Já dissemos aqui que esse controle é uma exigência legal e, nessa situação, a empresa estará descumprindo a legislação e poderá ser punida em caso de fiscalização.

Veja o que diz o item 6.6.1 da Norma Regulamentadora 6:  

6.6.1 – Cabe ao empregador quanto ao EPI:

  1. h) registrar o seu fornecimento ao trabalhador, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico.

Então, caberá à empresa o pagamento das multas devidas, gerando desgastes desnecessários, além de impactos em sua imagem.  

Conte com ajuda especializada para promover o controle dos EPIs

Agora que você já sabe o quanto a ficha de entrega de EPI é um documento importante e de grande valia para a empresa, verifique na sua empresa como está esse processo e aproveite para fazer as correções necessárias, deixando a “casa” organizada.

Se quiser contar com uma empresa para fazer o levantamento da situação atual do negócio, indicar os EPIs adequados e treinar os colaboradores para o uso e manutenção do mesmos, conheça a Chemical Risk.

Com mais de 10 anos de experiência no mercado, profissionais altamente capacitados e atendimento de excelência, somos uma consultoria especializada em segurança química.

Disponibilizamos serviços de segurança química, saúde e segurança ocupacional, assuntos regulatórios, emergências químicas, meio ambiente e treinamentos.

Tudo para garantir que sua empresa esteja preparada para garantir a saúde dos trabalhadores, evitar acidentes e se manter em conformidade com a legislação.

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