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Documentos de saúde e segurança do trabalho e assinatura digital obrigatória

O ambiente de trabalho pode apresentar riscos aos colaboradores das empresas, pois existe a possibilidade de acontecer acidentes ou exposição prolongada aos fatores de risco. Então, o controle dos locais deve ser realizado por profissionais da segurança do trabalho com base nos documentos de saúde e segurança do trabalho. 

Muitos desses documentos são exigidos pela legislação brasileira através das Normas Regulamentadoras

Esses papéis têm o objetivo de comprovar as condições de exposição dos colaboradores quando da execução de suas atividades, além de ajudar na prevenção e no controle dos ambientes de trabalho. 

Por esse motivo, os documentos de saúde e segurança do trabalho devem ser mantidos atualizados e arquivados de forma correta. Assim, eles estarão disponíveis em casos de fiscalizações, evitando-se quaisquer problemas judiciais.  

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Como fica a guarda dos documentos de saúde e segurança do trabalho?

A Portaria Nº 211/2019 dispõe sobre a assinatura e a guarda eletrônicas dos documentos relacionados à segurança e saúde no trabalho. A portaria torna obrigatória a guarda eletrônica dos registros de SST já a partir de 2021.

A assinatura digital tem como consequência o uso digital desses documentos. O que se traduz em uma mudança muito interessante para a área de segurança do trabalho. 

Mas convenhamos que essa mudança para a guarda eletrônica já era esperada. Com a Lei 13787/2018 sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de pacientes, seria apenas uma questão de tempo para que isso chegasse a outras áreas da saúde ocupacional. 

Se considerarmos que a tendência mundial é o uso cada vez menor de papel, é claro que isso incluiria também a segurança e saúde no trabalho. Era só uma questão de tempo e o tempo chegou.

Mas calma! Isso não significa que os documentos impressos estão proibidos. Eles podem ser utilizados, porém os documentos obrigatórios são em PDF.

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Assinatura digital dos documentos de saúde e segurança do trabalho

A assinatura digital substitui a assinatura em documentos físicos. Graças às inovações tecnológicas, foi possível substituir os arquivos em papel para arquivos no ambiente digital e surgiu, então, a necessidade de torná-los igualmente válidos. Isso é possível com a assinatura digital. 

Em termos jurídicos, a assinatura digital é válida no Brasil desde 2001. Agora, a grande facilidade é que, para a assinatura de um contrato, por exemplo, todas as partes envolvidas não precisam se deslocar para assinar o documento. 

Como funciona essa assinatura digital?

É necessário ter um certificado digital próprio antes do início de seu uso. O ICP-Brasil que é a autoridade que regula e supervisiona a questão de assinatura digital e certificados no Brasil é que viabiliza a emissão de certificados digitais pelos cidadãos. 

Com esse certificado, quando uma pessoa assina um documento digitalmente, essa assinatura será associada somente ao dono do respectivo certificado.

É importante lembrar que assinatura digital e assinatura digitalizada são completamente diferentes. A assinatura digitalizada é tão somente uma assinatura manuscrita que é escaneada e posteriormente digitalizada. Ela pode ser facilmente falsificada e facilmente questionada no âmbito jurídico quanto à sua autenticidade. 

Já a assinatura digital, como vimos, possui previsão legal (MP nº 2.200-2/2001), desde que sejam atendidos todo o conjunto de normativos da ICP-Brasil, que trata dessas assinaturas no território nacional.

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Quais são os documentos de saúde e segurança do trabalho com assinatura digital obrigatória?

Todos os documentos relacionados, a seguir, deverão possuir assinatura digital e estar em PDF, conforme determina o artigo 1 da portaria mencionada anteriormente:

  • PCMSO – Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional;
  • PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais;
  • PGR – Programa de Gerenciamento de Riscos;
  • PCMAT – Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil;
  • PPR – Programa de Proteção Respiratória;
  • ASO – Atestado de Saúde Ocupacional;
  • PGSSMTR – Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural;
  • AET – Análise Ergonômica do Trabalho;
  • PRR – Plano de Proteção Radiológica;
  • Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;
  • Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;
  • Laudos que fundamentam todos os documentos previstos neste artigo, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade;
  • Demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n° 5.452, de 1° de maio de 1943.

Como podemos observar, praticamente todos os documentos de saúde e segurança do trabalho estão previstos e deverão obedecer a guarda digital. Todos esses certificados e registros devem ser assinados seguindo o padrão ICP-Brasil, conforme já mencionamos. 

Já o arquivo eletrônico que contém o documento precisa estar no formato PDF (Portable Document Format), com qualidade padrão PDF/A-1 documentado na ABNT NBR ISO 19005-1. O padrão de assinatura digital para documentos PDF é o PAdES.

É possível verificar se a assinatura digital que consta em um documento está em conformidade com as exigências do ICP-Brasil, através desse link verificador do governo. O serviço é gratuito e disponibilizado pelo ITI. 

Prazos para adequação aos documentos digitais

Existem prazos para que as empresas possam se adequar, o que é comum em toda obrigação legal. Veja, a seguir, as datas determinadas: 

O artigo 3º da Portaria estabelece: A forma de assinatura, guarda e apresentação de documentos prevista no art. 1º é inicialmente facultativa, tornando-se obrigatória nos seguintes prazos, contados da vigência desta Portaria:

I – 5 (cinco) anos, para microempresas (ME) e microempreendedores individuais (MEI);

II – 3 (três) anos, para empresas de pequeno porte (EPP); e

III – 2 (dois) anos, para as demais empresas.

Vale lembrar que a Portaria foi publicada em 11/04/2019. Ou seja, o primeiro prazo já chegou.

  • 1º Excepcionalmente poderá ser aceita a apresentação do documento em papel quando a geração do mesmo em formato digital se mostrar comprovadamente inviável, seja em razão de sua natureza ou do local onde a fiscalização venha a ser realizada.
  • 2º A situação mencionada no § 1º deste artigo será devidamente justificada pelo empregador, que deverá comprovar a autenticidade e a integridade do documento.

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Quais são as vantagens da assinatura digital?

Várias são as vantagens da assinatura digital nos documentos de saúde e segurança do trabalho. Conheça aqui:

  • Economia de impressão – Apenas o fato de não ser mais obrigatório os documentos físicos por si só representa uma economia considerável de impressão e material. Além disso, é possível implantar uma filosofia paperless (ou seja, sem papel), sendo ecologicamente mais correto na sua empresa.

 

  • Facilidade de organização de documentos digitais – A pronta localização e recuperação dos arquivos já é uma grande vantagem. Soma-se a isso a economia de espaço para a guarda desses documentos, que, muitas vezes, precisam de 20 anos de armazenamento.  

 

  • Compartilhamento imediato – Nesse contexto, os documentos de saúde e segurança do trabalho são compartilhados via internet. O que agiliza todo o fluxo de assinaturas dos envolvidos e o compartilhamento seja com clientes, colaboradores, fornecedores, fiscalizadores e outros, otimizando o fluxo operacional. 

 

  • Segurança – Uma assinatura digital oferece mais segurança do que uma assinatura eletrônica, pois a mensagem codificada em uma assinatura digital identifica o signatário e o vincula a um documento gravado em particular. Dessa forma, qualquer sinal de que alguém adulterou ou alterou um documento após assiná-lo pode ser facilmente detectado.

 

  • Validade legal – As assinaturas digitais fornecem autenticidade e garantem que a assinatura seja verificada, com validade legal em qualquer tribunal.  

Conte com uma empresa especializada em saúde e segurança do trabalho

Para garantir a elaboração dos documentos de saúde e segurança do trabalho corretamente dentro da legislação vigente e garantir a proteção dos seus colaboradores em relação aos riscos do ambiente de trabalho, conte com uma assessoria especializada no assunto.

Com mais de 10 anos de experiência, profissionais altamente qualificados, serviços de excelência e clientes renomados no mercado, a Chemical Risk oferece o que há de melhor nos serviços de SST. Disponibilizamos:

  • Parecer de insalubridade e periculosidade;
  • Implementação da NR-20;
  • Análise crítica de PPRA;
  • Análise crítica de PCMSO.

Além disso, atuamos com toda a segurança química, assuntos regulatórios, emergências químicas, meio ambiente e treinamentos para empresas. Tudo para fazer uma avaliação completa dos riscos presentes na sua organização, apontando as medidas de correção necessárias e capacitando os profissionais para minimizar os perigos, evitando acidentes.

Quer saber mais detalhes? Entre em contato com nossos especialistas e solicite uma proposta!

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